“四步法”助文稿校对不出错

文秘攻略

文稿校对是办公室工作中一项经常性、基础性的工作,不易出彩,但容易出错,一处谬误、一个差错甚至可能引发严重后果,因此必须坚持一丝不苟、极端负责的工作作风。

第一步

通读初校

先对文稿整体“过”一遍,主要检查文稿总体是否符合规范,做到“三看”。

看文种是否使用准确。依据《党政机关公文处理工作条例》,确认是否存在错用文种的情形。比如,要检查是否属于《条例》规定的法定公文种类,“总结”“要点”“方案”“计划”“实施细则”等不能直接作为公文文种使用;要注意“通知”与“通告”、“决议”与“决定”、“请示”与“报告”、“请示”与“函”不能混用,特别是不能重叠使用“请示报告”。

看标题是否准确规范。标题一旦出现错误,会严重影响公文权威性和公信力,必须慎之又慎。先对标题进行审核,有利于快速把握文稿的主题和内容。检查时,应先读大标题,后读小标题,确保大标题要素齐全,小标题序号不错乱、内容不重复、语法和文字无差错。

看格式是否符合标准。依据《党政机关公文格式》《标点符号用法》国家标准,重点查看公文各要素和格式是否规范,页面布局、段落间距排版是否规范,文章字体、数字、符号使用是否规范,文稿段首句末及承上启下的地方是否存在跳行漏字等问题。

第二步

逐字细校

从文稿第一个字开始到最后一个字,全部纳入校对范围,逐字逐句认真校对,确保无遗漏、零失误。

逢文必校。不能因为文稿篇幅短、字数少、内容简单就放松要求,经手的所有文稿都要坚持全要素审核,确保语言表述精练,人名、地名、时间、数字、引文等准确无误。

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